Contrat collectif : mode d'emploi

L'Ipsec vous propose une prévoyance collective "sur mesure" afin d'assurer vos salariés et leur famille en cas de maladie, d'accident et de décès.

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux principales questions que vous vous posez :

Comment affilier salariés, ayants droit ?

Le but de cette opération est d’enregistrer les coordonnées des salariés qui bénéficieront des garanties souscrites au contrat.

L’imprimé « Mouvement de personnel – Affiliation, Evolution» qui vous a été transmis avec votre contrat sera utilisé à cet effet ou par le biais de notre site.

Sur demande, nous pouvons étudier toute autre possibilité de transmission de l’information (support magnétique, télétransmission).

L’ensemble des rubriques de cet imprimé est indispensable pour l’identification et la gestion de tout salarié présent à la signature du contrat ou embauché ultérieurement ; veillez à compléter chaque zone, sans omettre de le signer et d’apposer le cachet de l’entreprise. Un imprimé incomplet vous serait retourné ce qui rallongerait les délais de traitement.

La date de fin de contrat est indispensable en cas de CDD pour ne pas servir des prestations au-delà de la durée effective du contrat.

La rubrique OBSERVATIONS est à votre disposition pour développer un point qui n’aurait pas trouvé sa place précédemment.

L’affiliation de vos salariés sera d’autant plus rapide que nous recevrons, dés son entrée dans l’entreprise, cet imprimé dûment rempli, à raison d’un exemplaire par salarié.

Dès la réalisation de cette opération, nous prendrons l’initiative de contacter vos salariés par courrier pour leur demander de nous faire connaître leurs éventuels ayants droit (conjoint, pacsé ou concubin, enfants, etc), ainsi que leur régime de base, l’attestation de leur Carte Vitale, un RIB (ou autre)…

Comment assurer la couverture des ex-salariés?

Lorsqu’un de vos salariés quitte votre entreprise, vous avez l’obligation de l’informer de son droit à bénéficier de la continuité de sa couverture sociale complémentaire. Selon le motif de la cessation de son contrat de travail, la mise en œuvre de cette continuité peut se traduire par la portabilité des droits à couverture complémentaire ou par la souscription d’un contrat individuel. En tout état de cause, vous devez nous faire parvenir, pour chaque salarié concerné, l’imprimé Mouvement de personnel – Départ, Suspension dûment complété dans les 20 jours de la cessation du contrat de travail.

La portabilité des droits à couverture complémentaire des anciens salariés

Ce dispositif est prévu par l’Accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2008. L’ANI a été négocié entre les syndicats représentatifs des salariés et les organisations patronales suivantes : le MEDEF, la CGPME, l’UPA.

Il est applicable aux :

  • entreprises adhérant directement ou indirectement à l’une de ces organisations patronales ;
  • entreprises dont l’activité appartient à une branche professionnelle représentée par les organisations patronales signataires.

Si vous êtes assujetti à cet accord, vos salariés peuvent prétendre à la portabilité de leurs droits s’ils respectent les conditions suivantes :

  • à la cessation de leur contrat de travail, vos salariés bénéficient du contrat collectif ;
  • ils doivent être indemnisables par l’assurance chômage.

Si vos salariés souhaitent bénéficier de la portabilité, les garanties et cotisations associées, dont ils bénéficiaient en tant que salariés, sont maintenues pour une durée maximale portée à 12 mois en 2012. Leurs éventuels ayants droit restent également garantis.

Si vos salariés ne souhaitent pas bénéficier de la portabilité, ils doivent y renoncer par écrit dans les 10 jours de la cessation du contrat de travail. A défaut, la portabilité sera automatiquement mise en œuvre, sous réserve de l’envoi de l’imprimé cité précédemment. Pour connaître les détails de ce dispositif, vous pouvez vous reporter à notre Guide employeur dédié.

La souscription d’un contrat individuel

Les ayants droit d’un salarié décédé et les anciens salariés suivants peuvent souscrire un contrat individuel auprès de l’Ipsec :

    • les licenciés, notamment pour invalidité ;
    • les retraités et préretraités.
L’offre de l’Ipsec est composée de 3 formules de garanties progressives adaptées aux différents besoins et de 2 formules sur-complémentaires pour optimiser vos remboursements. 

3 formules de garanties progressives adaptées aux différents besoins

  • la formule Essentielle, formule élémentaire de base qui couvre le minimum indispensable ;
  • la formule Bien être, qui permet de couvrir les soins courants et de gérer les imprévus ; 
  • la formule Confort propose une bonne couverture des dépenses de santé ;

2 formules sur-complémentaires pour optimiser vos remboursements sur les postes sensibles

  • la garantie Renfort pour être plus serein quant à vos remboursements ;
  • la garantie Sécurité pour choisir la protection optimale.

Selon le cas, une garantie de Capital en cas de décès peut également être souscrite :

Qui peut souscrire ?

Quelles garanties ?

Quel type de cotisation ?

Licencié

Frais de soins de santé + IFO Capital en cas de décès

Cotisation familiale

Invalide (contrat rompu)

Frais de soins de santé uniquement

Cotisation familiale 

Retraité

Frais de soins de santé + IFO

Cotisation individuelle

Préretraités

Frais de soins de santé + IFO Capital en cas de décès

Cotisation familiale

 

Nous mettons à votre disposition et à celles des personnes éligibles à la souscription d’un contrat individuel des plaquettes de présentation de nos contrats individuels. C’est à vos anciens salariés et aux ayants droit d’un salarié décédé qu’il appartient ensuite de nous renvoyer le bulletin d’adhésion complété et accompagné des justificatifs nécessaires.

Comment déclarer et payer vos cotisations ?

L’Ipsec émet à date fixe et à terme échu un « appel de cotisation » trimestriel au :15 mars - 15 juin - 15 septembre - 15 décembre (de chaque année).

L’appel de cotisation est l’expression des dispositions contractuelles relatives aux cotisations.

Si vous avez souscrit des conditions de couverture différentes selon la catégorie de personnel (ex. : Employés, Agents de maîtrise, Cadres) et même si elles sont identiques, un appel de cotisation sera établi pour chaque catégorie.

L’appel de cotisation sert de support à votre déclaration trimestrielle. Vous devez y faire figurer le montant des rémunérations soumises à cotisation ainsi que le montant total des cotisations dues. Dans le cas de contrats catégoriels, vous devez compléter l’appel de cotisation correspondant à la catégorie couverte. 

En aucun cas, vous ne pouvez regrouper vos différentes déclarations sur un appel de cotisation unique.

Votre déclaration trimestrielle (appel de cotisation complété par vos soins) doit être retournée à l’Ipsec au plus tard à l’échéance du versement fixée soit le 15 du premier mois suivant le trimestre échu. Même si au cours du trimestre de référence, vous n’avez versé aucune rémunération, vous devez nous retourner l’appel de cotisation après y avoir porté la mention « Néant ».

Avec l’appel de cotisation du 4ème trimestre (15 décembre) vous recevrez :

    •  l’état nominatif des salaires sur lequel vous devrez indiquer le montant total des rémunérations payées à chaque salarié, ou la DADS ;
    •  la régularisation annuelle des cotisations, à retourner au plus tard le 31 janvier, sur laquelle vous devrez préciser le montant des cotisations payées ainsi que le solde ;
    • une notice explicative relative à la production de ces envois annuels.

Ces fichiers peuvent nous être fournis sur différents supports : papier, disquette, bande ou télétransmission ; vous pouvez également déclarer sur « Net Entreprise » grâce au code Ipsec P0675 et votre numéro d’adhérent.

Les cotisations sont acquittées en €uros, par chèque ou par virement bancaire, en indiquant impérativement votre numéro d’adhérent dans votre libellé bancaire, au compte Ipsec :

Caisse des dépôts et consignations
55, rue de Lille - 75007 PARIS
Code banque : 40031
Code guichet : 00001
N° de compte : 0000319579T
Clé RIB : 40
IBAN : FR17 4003 1000 0100 0031 9579 T40
 
 Pour en savoir davantage : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

Comment gérer la désignation de bénéficiaire du capital décès ?

En cas de décès d’un salarié, et en l‘absence de dispositions particulières, le capital garanti est versé aux bénéficiaires selon l’ordre suivant :

  • au conjoint judiciairement non séparé de corps, non divorcé ;
  • ou au partenaire lié par un PACS, non séparé au moment du décès
  • à défaut aux enfants, par parts égales ;
  • à défaut aux père et mère, par parts égales ;
  • à défaut aux autres ayants droit, par parts égales.

Si votre salarié veut donner des instructions différentes, et uniquement dans ce cas, le Service Indemnisation Prévoyance de l‘Ipsec lui adresse sur simple demande l‘imprimé intitulé « Désignation de bénéficiaire du capital en cas de décès ».

La désignation de bénéficiaire du capital en cas de décès

Ce document recto/verso en 2 feuillets comporte la partie désignation particulière (recto) et une notice explicative (verso) à lire attentivement.

Rappel : pour répondre à des contraintes imposées par le législateur, via le fichier national AGIRA, les désignations sont nécessairement gérées par l’Ipsec. Toutefois, si vous souhaitez en conserver la gestion, nous vous demandons de confirmer ce choix par écrit, à l’aide de l’imprimé « Gestion des désignations bénéficiaires décès ».

Lorsque l‘imprimé est complété, il suffit à votre salarié d‘en retourner 1 premier exemplaire au Service Indemnisation Prévoyance où il sera conservé et de garder le second.

Afin d‘éviter tout litige d ‘interprétation, le Service Indemnisation Prévoyance effectue à réception une appréciation de la rédaction de la désignation.

Cette appréciation a priori donne lieu sous huitaine soit à un accusé de réception, soit à une demande de reformulation et/ou de correction.

Tant que la rédaction de la désignation particulière de votre salarié nécessite des corrections, la désignation par défaut de l‘Ipsec telle que formulée ci-dessus s‘applique en cas de décès.

Tout changement dans sa situation familiale doit amener le salarié à réfléchir à la mise à jour de sa désignation de bénéficiaire et éventuellement, à remplir un nouvel imprimé de désignation.

Si un tel changement matrimonial rendait inapplicable sa désignation particulière, il serait appliqué la clause Ipsec de désignation par défaut rappelée ci-dessus en cas de sinistre.

Quelques précisions :

  • Pour le capital prévu en cas de décès, le partenaire à un PACS est assimilé au conjoint ce qui n’est pas le cas du concubin. Vos salariés souhaitant désigner leur concubin doivent remplir l’imprimé de désignation de bénéficiaire.
  • Les majorations familiales pour enfants à charge, si le contrat en prévoit, reviennent exclusivement aux dits enfants à charge (au sens de l’Ipsec).
  • En cas de pluralité de bénéficiaires, le prédécès de l‘un d’entre eux entraîne la répartition de sa part entre les autres bénéficiaires par parts égales.

C’est toujours la dernière désignation en date qui fait foi.

Comment informer les salariés des garanties souscrites ?

La réglementation en vigueur (article L 932-6 du Code de la Sécurité sociale) spécifie que l’employeur a une obligation d’information de ses salariés quant aux garanties souscrites au contrat.

Cette obligation est satisfaite par la remise au salarié de la notice d’information qui présente le détail des garanties et des prestations.

A cet effet, l’Ipsec vous transmet lors de la mise en place de votre contrat la notice d’information sous format PDF, conformément à la démarche de Développement Durable dans laquelle s’inscrit l’Ipsec.

Toute modification apportée au contrat fera l’objet d’une nouvelle édition de la notice d’information qu’il vous appartiendra également de diffuser à votre personnel.

Nous vous recommandons de demander un reçu à chaque salarié auquel vous remettrez cette notice d’information ou de procéder par émargement à chaque remise.

Quels sont les différents collèges à prendre en compte pour faire adhérer mes salariés ?

Il existe différents collèges qui se différencient comme suit :

Le collège cadres comprend conformément à la convention collective des cadres du 14 mars 1947 :

  • selon l’article 4 : les ingénieurs, les cadres et diverses autres catégories de personnel,
  • selon l’article 4 bis : assimilation aux ingénieurs et cadres des employés, techniciens et agents de maitrise occupant certaines fonctions et ayant un coefficient hiérarchique de fonction au moins égal à 300,
  • selon l’article 36 : les salariés qui peuvent en bénéficier doivent avoir un coefficient hiérarchique compris entre 200 et 299.

Le personnel non cadre comprend : les ouvriers, employés et agents de maîtrise.

L’ensemble du personnel : les cadres et les non cadres.

Les autres salariés ne répondant pas aux différentes classes énoncées ci-dessus, sous réserve de constituer une ou des catégories objectives de personnel.

Comment rendre déductibles fiscalement et socialement les cotisations au régime complémentaire santé obligatoire ?

Le régime doit être mis en place selon l’une des procédures prévues à l’article L.911-1 du code de la Sécurité sociale :

  • soit par voie de conventions ou d’accords collectifs,
  • soit par référendum avec ratification à la majorité des intéressés ou d’un projet d’accord proposé par le chef d’entreprise,
  • soit par décision unilatérale de l’employeur matérialisée par un écrit remis aux intéressés.

Le régime doit revêtir un caractère collectif, c'est-à-dire bénéficier à une catégorie objective de personnel et participer au financement par une contribution patronale à taux ou montant uniforme pour tous les salariés concernés.

La contribution patronale ne doit pas se substituer à d’autres éléments de rémunération en tout ou partie supprimés dans l’entreprise depuis moins de 12 mois.

Le régime mis en place doit satisfaire aux conditions du contrat responsable (voir « Pourquoi votre contrat est responsable ? »).

Vos obligations légales en tant qu'employeur

Certains accords de branche et certaines conventions collectives obligent les entreprises concernées à mettre en place un régime de prévoyance en faveur des salariés.

L'article 7 de la Convention collective nationale des Cadres du 14 mars 1947

Selon l’article 7 de la Convention collective nationale des cadres du 14 mars 1947 [PDF - 891 Ko] , les cadres doivent bénéficier d’une garantie Décès obligatoire dont la cotisation minimum de 1,50 % sur la tranche A de leur salaire est à la charge exclusive de l’employeur. La tranche A correspond à la part de rémunération annuelle étendue entre le premier euro et une fois le plafond annuel de la Sécurité sociale.

Si la prise en charge fait défaut, l’employeur est redevable, en cas de décès, d’un capital égal à 3 fois le plafond annuel de la Sécurité sociale,.

Certaines conventions collectives prévoient également des obligations de prestations en matière de maladie ou d’accident. Les contrats de prévoyance collective sont soumis aux règles de l’article 83 du Code général des impôts . Cet article réglemente la déductibilité des cotisations de ces contrats et en fixe les limites.


La loi de mensualisation du 19 janvier 1978

D’après la loi de mensualisation du 19 janvier 1978 , l’employeur doit compléter les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale pour toute personne salariée depuis au moins 3 ans.

Elle percevra ainsi :

  • 90 % de son salaire brut pendant les 30 premiers jours après un délai de carence de 7 jours (le délai de carence est supprimé en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle) ;
  • et 66,66 % de son salaire brut pendant les 30 jours suivants.

Ces durées d’indemnisation sont augmentées de 10 jours par période entière de 5 ans d’ancienneté, sans que chacune d’elles ne puisse dépasser 90 jours par période de 12 mois.

Pour vous aider à répondre à cette obligation, l’Ipsec peut prendre en charge le complément de salaire en vous proposant des garanties adaptées face aux risques majeurs de la vie.


Le maintien des garanties santé et prévoyance instauré par la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989, dite « Loi Evin »

La loi Evin du 31 décembre 1989 a permis de mettre en place des règles communes pour les contrats de prévoyance complémentaire souscrits par les entreprises en faveur de leurs salariés pour leur garantir des prestations face aux risques majeurs de la vie.

Cette loi permet ainsi aux salariés de demander à leur employeur le maintien des garanties santé et prévoyance collectives s'ils quittent leur entreprise pour un motif indépendant de leur volonté (incapacité de travail, invalidité, départ en retraite, licenciement, etc.).

A cette disposition s'ajoutent les articles L. 911-1 et suivants du Code de la Sécurité sociale établis par la loi n° 94-678 du 8 août 1994 relative à la protection sociale complémentaire des salariés et portant transposition des directives n° 92-49 et n° 92-96 des 18 juin et 10 novembre 1992 du Conseil des communautés européennes.

De plus, un arrêt du 7 février 2008 établi par la Cour de cassation renforce la protection sociale du salarié en tranchant « dans le sens d’un maintien à l’identique de la couverture santé à l’ancien salarié » et précise que l'assureur désigné par l'entreprise doit proposer, « à titre de contrat individuel, la même couverture santé que celle prévue au contrat collectif, pour un tarif ne pouvant dépasser 50 % du tarif collectif ».

Par ailleurs, toutes ces dispositions sont complétées par la portabilités des droits du salarié instaurée par l'artcile 14 de l'Accord national interprofessionnel du 11 janvier 2008.


L’obligation d’information des salariés

Selon l'article 12 de la loi Evin du 31 décembre 1989, l'employeur doit remettre une notice d'information détaillée à tous les bénéficiaires du régime de prévoyance collectif qu'il a mis en place au sein de son entreprise. Cette notice d'information « définit notamment les garanties prévues par la convention ou le contrat et leurs modalités d'application ». L'employeur a aussi l'obligation d'informer au préalable, par écrit, ses salariés de toute modification du contrat.

Cette disposition est renforcée par les articles L141-4 du Code des assurances et L932-6 du Code de la Sécurité sociale.

Les avantages pour votre entreprise

En intégrant un régime de prévoyance dans votre entreprise, vous pouvez :

  • fidéliser vos salariés ;
  • optimiser votre image sociale ;
  • envisager une meilleure mutualisation des risques ;

bénéficier d’exonérations fiscales et sociales pour les cotisations et les prestations dans les limites et conditions des articles D242-1 et L242-1 du Code de la Sécurité sociale et des circulaires d'application (les cotisations sont aussi déductibles du bénéfice imposable dans les limites et conditions de l'article 39 du Code général des impôts).

 Les avantages pour vos salariés

Protégé par un régime de prévoyance collectif adapté à ses besoins :

  • bénéficie d’une meilleure couverture en cas de risques forts (accident, incapacité, invalidité, etc.) ;
  • préserve sa famille et son conjoint en cas de décès grâce à un capital Décès qui renforce le régime de base de la Sécurité sociale ;

profite de déductions fiscales sur son impôt sur le revenu dans les limites et conditions de l'article 83-1 du Code général des impôts .

Pourquoi votre contrat est responsable (parcours de soin) ?

Conformément aux dispositions du décret n° 2005-1226 du 29.09.2005, le contrat « frais de soins de santé » doit répondre aux obligations suivantes pour être responsable :

■ Les garanties excluent la prise en charge :

  • de la majoration de ticket modérateur en cas de consultations ou visites de médecins effectuées en dehors du parcours de soins coordonnés, c'est-à-dire sans prescription du médecin traitant,
  • de la participation forfaitaire visée à l’article L322-2 II du code de la Sécurité sociale et fixée à 1€ sur toute consultation médicale,
  • des dépassements d’honoraires autorisés sur les actes cliniques (soit 8€) et techniques des médecins spécialistes consultés par l’assuré sans prescription préalable de son médecin traitant.

■ Les garanties prennent obligatoirement en charge :

  • 30% du tarif opposable des consultations de médecin,
  • 30% du tarif servant de base au calcul des prestations d’assurance maladie pour les médicaments prescrits par le médecin traitant et autres que ceux mentionnés aux 6° et 7° de l’article R.322-1 (homéopathiques et frais de transport),
  • 35% du tarif servant de base au calcul des prestations d’assurance maladie pour les frais d’analyses ou de laboratoires prescrits par le médecin traitant mentionné à l’article L.162-5-3,
  • la totalité des frais exposés par l’assuré pour deux prestations de prévention que sont :
    • un détartrage annuel complet sus et sous gingival, effectué en deux séances maximum (SC12),
    • la vaccination Haemophilus influenzae B.

Ces règles sont applicables aux consultations et prescriptions du médecin spécialiste effectuées sur prescription du médecin traitant.

La simplification administrative ou la DADSU

Déclaration Annuelle de Données Sociales :

La DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiées, est le résultat de la fusion des normes TDS (transfert de données sociales pour le régime général) et CRC (caisses de retraite complémentaire et prévoyance), initiée dans le cadre des mesures gouvernementales de simplification administrative lancées depuis 1999.

Elle sert à chiffrer avec exactitude le montant des cotisations, à calculer et à notifier les points de retraite complémentaire des salariés, à mettre à jour leurs droits prévoyance et frais de santé.

Elle permet aux entreprises d'utiliser un seul type de déclaration unifiée pour l'ensemble des organismes de protection sociale (Caisse de retraite, CNAV, CPAM, Direction Générale des Impôts...). LA DADS-U intègre d'autres données sociales que celles relatives aux salaires versés dans le cadre d'un contrat de travail telles que les revenus de remplacement (pré-retraite,...), des périodes d'inactivité, des éléments de cotisation,...

 

Le processus d’inscription

Le processus déclaratif DADS-U permet aux entreprises d'effectuer de manière sécurisée, simple et gratuite, leurs déclarations sociales. Ce guichet virtuel unique pour l'ensemble des déclarations sociales regroupe 15 organismes nationaux ou fédérations du monde de la protection sociale. Aucun des organismes destinataires n'est habilité à recevoir toutes les données potentiellement présentes dans une déclaration. Net-entreprises effectue, par délégation pour le compte des déclarants, les tâches de filtrage et de routage des données déclaratives vers les organismes destinataires.

www.net-entreprises.fr

Ses Plus :

  • rapide: vous n'avez qu'une seule déclaration à faire puisque la DADS-U réunit dans une même déclaration toutes les informations contenues dans les DADS-TDS et les DADS-CRC,
  • simple : vous n'avez pas à filtrer ou transmettre les informations pour chaque Organisme, c'est le site qui le fait à votre place et qui contrôle votre fichier,

Comment s'inscrire ?
Remplissez le formulaire d'inscription directement sur le site net-entreprises.fr dans la rubrique "Vous inscrire". Votre entreprise sera identifiée grâce à son numéro de Siret/Siren. Vous recevrez votre mot de passe par courrier afin d'authentifier votre inscription et pourrez alors effectuer vos déclarations.

Comment déclarer ?
Vous pouvez saisir directement votre formulaire à l'écran ou envoyer un fichier issu de votre logiciel de paie ou de gestion si celui-ci est adapté. Vous contrôlez chaque envoi grâce à un accusé de réception et pouvez effectuer un premier test avant la déclaration définitive, suivre vos envois en ligne et les bilans de contrôle associés.

 

La DADS-U et l'Ipsec 

L'Ipsec peut recevoir et traiter les flux de données que lui transmet "net-entreprises". Lors de votre inscription sur le site et du paramétrage de votre logiciel de paye, veillez à bien renseigner les champs qui concernent votre Institution de prévoyance :

  • le code IP : pour l'Ipsec c'est le code P0675
  • le numéro de contrat : il correspond à "votre n° de société - votre ou vos n° de contrat figurant sur l'appel ou les appels de cotisation".

Attention : veillez à affecter le numéro de contrat correspondant à chaque individu.

En effectuant vos déclarations sociales en ligne sur le site portail net-entreprises.fr, vous êtes dispensé de l'envoi de l'état de prime à l'Ipsec. En revanche, vous continuerez à nous transmettre le bordereau de régularisation annuelle.
Les entreprises qui ne pourraient pas faire leurs déclarations en ligne devront retourner à l'Ipsec l'ensemble des documents, comme à l'accoutumée.

Vous devez disposer d'un logiciel de paie, conforme à la norme V08R04. La DADS-U doit être envoyée par chaque entreprise ou par son tiers déclarant (expert-comptable, centre de gestion...).

Pour toute question relative à la transmission de votre DADS-U, veuillez contacter le Service Relation Clientèle.

Comment suivre votre régime ?

Deux approches en matière de suivi de vos régimes :

  • Supports écrits

La disponibilité et la fiabilité des données de gestion constituent l’un des fondements de notre expertise technique et nous permettent ainsi d’effectuer un suivi précis de vos contrats.

  • De façon annuelle, nous vous adresserons des comptes de résultats.

Comptable

Cet état globalise pour une année d’assurance, les cotisations, les sinistres et les provisions sans tenir compte de la date de réalisation du risque. Il comptabilise tous les flux financiers dans l’année même si le point générateur est antérieur. Il permet d’apprécier l’équilibre du contrat, mais ne permet pas le suivi d’évolution de la garantie.

Vous pourrez également, année après année, suivre leurs évolutions (Compte de Résultats par exercice de survenance)

Exercice de survenance : Année civile au cours de laquelle le risque d’assurance se réalise. Sont rapportés à cet exercice tous les éléments liés strictement à celui-ci : cotisations, sinistres, provisions, frais, etc.

Survenance

  • De façon périodique, nous pouvons également vous adresser des statistiques Frais de Soins de Santé vous permettant de suivre poste par poste les consommations enregistrées.

Participation aux réunions DRH / CE / Commission de prévoyance

Ipsec vous propose une relation de proximité qui se décline en deux axes :

  • participation de l’équipe commerciale aux réunions d’informations et de suivi du régime auprès de la DRH, des représentants des salariés eux-mêmes,
  • information et animation des réunions sur l’actualité fiscale et sociale et ses évolutions.

Comment mesurer la satisfaction de l'entreprise ?

Certification 

L’Ipsec est certifiée ISO 9001 par AFAQ depuis 1999 sur l'ensemble de ses activités. Depuis lors, sa certification est renouvelée tous les 3 ans et ce jusqu'en 2014.

L’Ipsec a adhéré au Global Compact de l’ONU en 2009 dans le cadre de son engagement pour le développement durable, suivant les principes de la norme ISO 26000.

Enquete de satisfaction 

La qualité d’accueil et le professionnalisme de nos équipes font l’objet d’une évaluation périodique au travers d’une enquête annuelle de satisfaction adressée à 3000 participants et adhérents individuels pour recueillir leurs avis sur nos services.

Le questionnaire est axé sur 4 points :

  • Les modalités de gestion des prestations,
  • L’accueil téléphonique,
  • La communication écrite,
  • Le site internet.

Les dernières enquêtes ont révélé un indice de satisfaction de 93% (moyenne sur les 5 dernières années). Les observations recueillies, dans le cadre de cette étude, sont source d’évolution des progrès réguliers.

Reclamations / Médiation

En cas d'insatisfaction, le client (l'entreprise adhérente, l'assuré ou ses ayants droit) peut faire une demande de réclamation, par écrit (courrier, mail ou fax) au service "Réclamations" de l'Ipsec aux coordonnées suivantes :
Ipsec service réclamations
16-18 place du général Catroux
75017 Paris
Fax : 01 56 21 18 99
Toute réclamation fait l'objet d'un enregistrement et d'une réponse sous un délai de 5 jours ouvrés.

A défaut d'accord entre les parties au terme de la procédure de règlement des réclamations, les parties peuvent faire appel au médiateur du CTIP (Centre Technique des Institutions de Prévoyance) aux coordonnées suivantes :
Le Médiateur du CTIP
10 rue Cambaceres
75008 Paris

 

Comment mettre en oeuvre l'indemnisation prévue en cas de décès ?

Un de vos salariés en activité ou en arrêt de travail décède.

Vous devez prévenir le Service Indemnisation Prévoyance dans les meilleurs délais sur papier libre.

L’instruction du dossier nécessite la mise à notre disposition, par tout moyen de communication (courrier, e-mail..) des documents et pièces justificatives suivantes :

  • l’acte de décès
  • le certificat médical post-mortem indiquant si possible la cause du décès ou précisant que cette dernière ne nécessite pas sa déclaration aux autorités judiciaires ou sanitaires ;
  • le justificatif d’identité des bénéficiaires (copie certifiée conforme du livret de famille ou du passeport ou de la carte nationale d’identité, certificat d’hérédité, etc.) ;
  • une attestation de salaire accompagnée de la copie des douze derniers bulletins de salaire;
  • une attestation précisant que l’assuré n’était pas en arrêt de travail au jour du décès (si tel est le cas) ainsi qu’une attestation d’engagement ou non au titre d’un prêt ;
  • en cas de décès par accident, tout écrit établissant les circonstances accidentelles : coupure de presse, articles de journaux, preuves testimoniales, etc. ;
  • s’il s’agit d’un décès au cours d’un déplacement professionnel : l’ordre de mission ;
  • la facture acquittée des frais d’obsèques.

Le conjoint survivant et/ou sa famille le cas échéant, reste(nt) couvert(s) pendant trois mois à titre gratuit. Passé ce délai, il convient de souscrire à un contrat individuel.

En fonction des pièces reçues, et/ou des garanties complémentaires souscrites par l’entreprise, l’Ipsec se réserve le droit de demander toutes pièces ou documents complémentaires qu’elle estimera utile.

Une fois le dossier constaté complet par le Service Indemnisation Prévoyance, l’indemnisation intervient auprès du (des) bénéficiaire(s) désigné(s).

Le règlement est fait au choix des bénéficiaires soit par lettre-chèque sous pli recommandé soit par virement.

Comment gérer un dossier incapacité de travail ?

Un de vos salariés est en arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident. Le contrat que vous avez souscrit prévoit une indemnisation à l’issue d’un délai de carence et ce, tant que la Sécurité sociale indemnise le risque.

Tout arrêt de travail dont la durée dépasse le délai de carence contractuel doit nous être déclaré au moyen de l’imprimé « Prestations Incapacité de Travail » et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant le terme de la carence.

Prestations incapacité de travail

En cas de déclaration au-delà de ce terme, la date d’indemnisation du sinistre par l’Ipsec débute au jour de sa déclaration.

La prolongation d’un arrêt de travail nous est notifiée au moyen du même imprimé.

Cet imprimé comporte 5 rubriques :

  • Identification de l’entreprise adhérente et du correspondant Ipsec
  • Identification du salarié concerné par l’arrêt de travail ;
  • Dates de début et fin (si connue) d’arrêt de travail et détail des salaires bruts et nets afin de nous permettre de calculer la prestation à l’ouverture du dossier d’indemnisation ;
  • Prolongation d’arrêt de travail ;
  • Indication de la reprise totale ou partielle du travail.

Ces informations doivent être validées par un responsable dûment identifiable de l’entreprise.

Vous devez également nous adresser :

  • les originaux des bordereaux de paiement des indemnités versées par la Sécurité sociale depuis le début de l’arrêt de travail jusqu’à son terme (émis par la CPAM ou disponibles sur internet) ;
  • en fonction des pièces reçues l’Ipsec peut être amenée à demander des précisions complémentaires avant toute indemnisation, notamment une copie du dernier bulletin de salaire.

Vous pouvez nous faire parvenir les bordereaux d’indemnités journalières de la Sécurité sociale au fur et à mesure (en général par quinzaine).

Les règlements sont adressés à l’employeur tant que le contrat de travail est maintenu, puis à l’assuré après rupture du contrat de travail.

Les reprises de travail à temps partiel peuvent faire l’objet d’indemnisation.

Tant que le salarié est indemnisé par l’Ipsec au titre de la garantie Incapacité de travail, il reste couvert par les garanties en cas de décès prévues au contrat (capital en cas de décès, rente éducation, évolutions contractuelles comprises).

Il est également assuré -évolutions contractuelles comprises- pour la garantie Frais de soins de santé sous réserve du paiement intégral de la cotisation.

Comment ouvrir un dossier d'invalidité ?

Un de vos salariés est reconnu invalide par la Sécurité sociale suite à un arrêt de travail de longue durée.

Vous devez avertir au plus tôt le Service Indemnisation Prévoyance.

Cette déclaration se fait sur papier libre accompagné :

  • d’une copie de la notification d’attribution par la Sécurité sociale de la rente d’invalidité,
  • des justificatifs de paiement de la rente par la Sécurité sociale depuis l’origine de la reconnaissance de l’état d’invalidité (émis par la CPAM ou disponibles sur internet).

A réception des pièces, le Service Indemnisation Prévoyance instruit le dossier et effectue éventuellement des demandes de pièces complémentaires (par exemple une attestation de salaire dans le cas d’une invalidité de 1ère catégorie de la Sécurité sociale).

Une fois le dossier instruit, le paiement des prestations intervient.

Nos règlements sont mensuels. La rente est versée aussi longtemps que la Sécurité sociale indemnise l’assuré jusqu’à son 60ème anniversaire ou jusqu’à la date d’attribution de la pension vieillesse. L’âge anniversaire est donné à titre indicatif. Il suit les évolutions relevant de la législation du régime de la Sécurité sociale.


Invalidité : la situation du salarié

Niveaux d’invalidité

Votre salarié est classé par la Sécurité sociale dans l’une des trois catégories d’invalidité suivantes :

  • Rente d’invalidité 1ère catégorie : Le salarié peut travailler. Nous déduisons de notre prestation les salaires que vous lui versez. Vous devez donc nous adresser une attestation dûment signée par un responsable identifiable précisant le montant des salaires versés. Le salarié, pour sa part, doit nous adresser trimestriellement (ou mensuellement selon les CPAM) les justificatifs de paiement de la Sécurité sociale. La règle de cumul de l’article 21 du Règlement de Prévoyance de l’Institution se traduit par la formule : 100% du salaire brut de base - Sécurité sociale - salaires versés – indemnisations éventuelles du Pôle Emploi.
  • Rente d’invalidité 2ème catégorie : Le salarié ne peut plus travailler ; nous vous versons directement le montant de la rente tant que le contrat de travail est maintenu.
  • Rente d’invalidité 3ème catégorie : La rente d’invalidité vous est versée tant que le contrat de travail est maintenu ; votre salarié peut décider de recevoir le capital prévu en cas de décès.

Maintien des garanties de votre salarié invalide

Tant que le salarié est indemnisé par l’Ipsec au titre de la garantie Invalidité, il reste couvert par les garanties en cas de décès prévues au contrat (capital en cas de décès, rente éducation… évolutions contractuelles comprises).

Il est également assuré -évolutions contractuelles comprises- pour la garantie Frais de soins de santé sous réserve du paiement intégral de la dite cotisation. 


Invalidité : la situation de l’ancien salarié

Cette fiche précise la situation du salarié invalide dont le contrat de travail est rompu.

  • Versement des prestations (I.J. ou rente)

Nos prestations continuent à être versées tant que la Sécurité sociale indemnise l’assuré de façon continue l’arrêt de travail au plus tard jusqu’au 60ème anniversaire ou jusqu’à la date de liquidation de la pension vieillesse.

L’âge anniversaire est donné à titre indicatif. Il suit les évolutions relevant de la législation du régime de la Sécurité sociale.

Les prestations dues par l’Ipsec sont alors versées directement au participant (devenu votre ex-salarié) déduction faite des prélèvements sociaux en vigueur – CSG et CRDS.

La règle de cumul de l’article 21 du Règlement de Prévoyance de l’Institution applicable en cas d’invalidité de 1ère catégorie (cf. fiche précédente) s’exprime selon la nouvelle formule suivante : - 100% du salaire net de base - Sécurité sociale – salaires éventuellement perçus – indemnisations éventuelles du Pôle Emploi.

  • Maintien de garanties au profit de l’ex-salarié invalide

Tant que votre ex-salarié est indemnisé par l’Ipsec au titre de la garantie Incapacité de travail – Invalidité, il peut bénéficier, à sa demande, dans les six mois qui suivent la rupture de son contrat de travail, de la garantie des Frais de soins de santé des adhérents individuels de l’Ipsec..

Que votre contrat Ipsec soit en vigueur ou rompu, l’ex-salarié en cours d’indemnisation reste couvert pour les garanties en cas de décès (capital en cas de décès, rente éducation…) selon le contrat en vigueur à la date de rupture du contrat de travail. Cette disposition vaut, pour les garanties décès, rente éducation et rente de conjoint, si le complément éventuel à la provision pour le maintien de la garantie décès est versé par l’entreprise.

Comment informer l'Ipsec d'une évolution de contrat ?

Comment informer l’Ipsec d’un recrutement ou d’une évolution de contrat ?

Il est important de faire part à l’Ipsec de toute évolution à l’aide de l’imprimé « Mouvement de personnel – Affiliation, Evolution»

  • Passage de CDD à CDI
  • Prolongation des contrats à durée déterminée
  • Changement de statut
  • Mutation de salarié d’une société à une autre du même groupe : dans ce cas, il convient de nous indiquer le nom de l’entreprise/filiale d’accueil
  • Changement d’option prévue au contrat.
  • Bénéfice de l’ANI (portabilité)

Comment informer l’Ipsec d’une suspension de contrat de travail ou d’un départ ?

Suspension :

Il est important pour l’Ipsec d’être prévenue le plus rapidement possible d’une suspension de contrat ou d’un départ.

Départ en congés sans solde, qu’ils soient sabbatiques, parentaux ou pour création d’entreprise, vous nous indiquerez la date de départ du salarié.

2 possibilités de choix s’offrent au salarié :

    • Maintien des garanties à l’exception de l’incapacité de travail et de l’invalidité : Vous devrez nous adresser l’imprimé « Mouvement de personnel – Suspension, Départ » précisant la date de fin de congé. En cas de prolongation du congé, vous devrez nous en informer selon les mêmes modalités, de même au moment du retour à l’emploi.
    • Non maintien des garanties : Vous devrez nous avertir de la sortie du salarié. L’Ipsec procèdera alors à la suspension de ses droits jusqu’au retour à l’emploi dont vous nous ferez part par l’imprimé « Mouvement de personnel – Affiliation, Evolution».

Départ :

Pour la radiation d’un salarié, la date de sortie des effectifs comprend la période de préavis, que ce dernier soit effectué ou payé. Vous devrez nous adresser l’imprimé « Mouvement de personnel – Suspension, Départ ».

Les congés payés indemnisés au moment du départ ne se rajoutent pas à la période mais sont pris en compte pour le calcul de cotisations.

Quel que soit l’imprimé utilisé, veillez à compléter chaque zone, sans omettre de le signer et d’apposer le cachet de l’entreprise. Un imprimé incomplet vous serait retourné ce qui rallongerait les délais de traitement.

L'épargne salariale

Des avantages pour les employeurs

Pour aider les entreprises qui souhaitent participer à l’effort d’épargne de leurs salariés, la loi Fillon prévoit la déductibilité des cotisations employeur du bénéfice imposable de l’entreprise.

Des avantages pour les salariés

Pour encourager la constitution volontaire d’une épargne complémentaire pour la retraite, la loi Fillon a instauré, pour chaque membre du foyer, une enveloppe de déductibilité fiscale.

Cette enveloppe individuelle est unique et concerne l'ensemble des versements effectués au titre des régimes supplémentaires de retraite souscrits dans un cadre professionnel (PEE, PERCO, Article 83), ainsi que les versements sur les produits individuels (type PERP).

A savoir

L’enveloppe fiscale est destinée en priorité à défiscaliser les cotisations de retraite des contrats souscrits dans un cadre professionnel. Le reste constitue le disponible fiscal individuel, utilisable pour les versements individuels supplémentaires effectués par le salarié sur un contrat PERP ou Article 83.

LE PLAN D’EPARGNE ENTREPRISE (PEE)

Le Plan d’Epargne Entreprise (PEE) est un outil d’épargne qui permet à chacun de se constituer un capital à moyen ou long terme, selon ses souhaits ou ses besoins.

Le PEE est un outil d’épargne qui permet la défiscalisation des plus-values réalisées pendant la période de placement (hors prélèvements sociaux). En contrepartie, les sommes investies sont indisponibles pendant 5 ans à partir de leur versement (sauf cas de retrait anticipé).

L’entreprise peut abonder les versements des salariés dans la limite de 8 % du PASS et 3 fois le versement.

Le Plan Épargne Inter Entreprise : (PEI)

Le PEI permet aux entreprises et à leurs salariés, regroupés par accords professionnels et/ou régionaux, de bénéficier des avantages du plan d’épargne entreprise dans un cadre administratif et juridique simplifié.

LE PLAN D’EPARGNE RETRAITE COLLECTIF (PERCO)

Le PERCO permet à chacun, en fonction de sa situation personnelle, de se constituer une épargne en vue de la retraite. Le PERCO bénéficie d’une fiscalité avantageuse : les plus-values dégagées sont exonérées d’impôt (hors prélèvements sociaux). A la sortie, le capital récupéré est entièrement défiscalisé et le cas échéant, s’il y a transformation du capital en rente, cette dernière n’est que partiellement imposable.

Les sources d'alimentation

LA PARTICIPATION - L’INTERESSEMENT

  • L'intéressement est un contrat librement négocié qui permet de faire participer les salariés aux performances de l'entreprise.
  • C'est un outil de motivation lié à la bonne marche de l'entreprise, une rémunération flexible et collective.
  • Les modalités de calcul peuvent être modulées selon les établissements et les unités de travail : service commercial, production...
  • L'accord, déposé à la Direction Départementale du Travail, est signé pour une durée de 3 ans.

La participation associe les salariés à une partie des bénéfices, tout en les aidant à se constituer une épargne.

  • Elle est obligatoire pour les entreprises ou les UES (Unités Économiques et Sociales) à partir de 50 salariés.
  • Les sommes qui en résultent sont bloquées 5 ans et sont placées soit dans l'entreprise en compte courant bloqué, soit à l'extérieur de l'entreprise dans un Plan Épargne (PEE, PERCO).

Si l’entreprise dégage de la Participation ou de l’Intéressement, deux possibilités existent :

  • percevoir directement tout ou partie de la somme attribuée ; (dans ce cas vous le salarié est imposé pour le montant perçu.
  • la placer dans le PEE et/ou le PERCO en totalité ou en partie ; elle sera bloquée jusqu’à l’échéance et bénéficiera de l’exonération d’impôt sur le revenu.


LES VERSEMENTS VOLONTAIRES

Les versements volontaires sur le PEE et/ou sur le PERCO peuvent se faire de manière individuelle.


L’ABONDEMENT

L’abondement est la contribution de l’entreprise à la constitution de l’épargne.


TRANSFERTS CET

Il est possible de demander au service RH la monétarisation des droits au CET en vue de leur transfert sur le PEE, le PERCO ou un contrat article 83.

Les droits ainsi transférés :

  • au PEE sont assujettis aux charges sociales et à l’impôt sur le revenu,
  • au PERCO sont exonérés de charges sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite de 10 jours par an.
  • sur un contrat Art 83, déductibles du revenu net imposable (limité à 10% du revenu plafonné à 8 PASS), dans la limite de 5 jours par an.

La retraite

Le système français est caractérisé par la superposition des régimes retraite, que l’on peut regrouper en 3 catégories : le régime des salariés du privé, le régime des salariés du secteur public et les régimes autonomes des non-salariés (artisans, commerçants, professions libérales, agriculteurs…).

 

La retraite par répartition

Les deux premiers niveaux de retraite sont basés sur le principe de la répartition :
les cotisations prélevées sur les revenus des actifs servent à payer les pensions des retraités.
En contrepartie des cotisations qu’il verse, l’actif accumule des droits à une pension future, sous forme de points de retraite et de trimestres validés.
Lorsque vous créez votre société, vous devez adhérer aux régimes de retraite obligatoires (régime de base et régime complémentaire) pour vous-même et aussi pour votre entreprise, même si vous n’employez pas de salariés.

 

La retraite de base

Tous les actifs, qu'ils soient professionnels indépendants, salariés, ou non, cotisent à un régime de l'assurance vieillesse de la Sécurité sociale (régime de base). Il existe différents organismes :
• le RSI pour les artisans, commerçants et industriels indépendants,
• la CNAVPL pour les professions libérales,
• le MSA pour les salariés et exploitants agricoles,
• la CNAV (Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse) pour l'IDF, branche de retraite générale du régime de Sécurité sociale, pour la majorité des salariés et la CARSAT pour les autres départements.

 

La retraite complémentaire obligatoire

Le régime de base est complété par un ou plusieurs régimes complémentaires déterminés suivant les professions, auxquels l’adhésion est obligatoire.
• Pour les professionnels indépendants, ces régimes de retraite obligatoire sont gérés par le même organisme de tutelle que leur retraite de base (MSA, RSI ou CNAVPL).
• Pour les salariés du privé, les caisses ARRCO (Association pour le Régime de Retraite Complémentaire des Salariés) et l’AGIRC (Association Générale des Institutions de Retraite pour les Cadres) délèguent aux différentes IRC (Institution de Retraite Complémentaire) la gestion des contrats de retraite complémentaire : collecte des cotisations auprès des entreprises et versement des prestations aux “allocataires” (les retraités).

Chaque groupe de protection sociale comporte au moins une caisse non-cadre et une caisse cadre.


La retraite par capitalisation

Volet facultatif dans la constitution de la retraite, la retraite par capitalisation correspond à de l’épargne supplémentaire volontaire.
L’individu accumule des actifs financiers pendant sa période d’activité et touche un capital ou une rente viagère durant sa retraite.
Le capital accumulé dépend de la rentabilité des placements effectués et le montant de la pension est fonction de l’espérance de vie calculée à partir de tables statistiques de mortalité.
La constitution de cette retraite peut se réaliser dans le cadre de la vie professionnelle et/ou personnelle.

 

Avec l’aide de l’entreprise

Les employeurs sont libres de proposer ou non, un régime de retraite supplémentaire :
le Plan d’Épargne Retraite COllectif (PERCO), l'Article 83, l'Article 39 (pour en savoir davantage voir « La retraite supplémentaire »).

 

Individuellement

Assurance vie, Plan Épargne Retraite Populaire (PERP)… contrat Loi Madelin

 

La retraite obligatoire

Comment est calculée la retraite de base du régime général?
Le montant de la pension de retraite dépend du nombre d'années de cotisations, du salaire annuel moyen (SAM) et de l'âge auquel on part à la retraite.
Le salaire annuel moyen est égal à la somme des salaires annuels retenus divisée par le nombre d'années correspondant, soit : Total des annuels revalorisés retenus / Nombre d'années correspondant.
Le taux appliqué au salaire annuel moyen est déterminé en fonction de la durée d'assurance, l'âge de l'assuré, le type
de la pension. Ce taux est compris entre 25 et 50 % maximum.
La durée d'assurance est l'ensemble des trimestres réunis par l'assuré au régime général. Elle comprend les trimestres d'assurance, les périodes assimilées à des trimestres d'assurance, les périodes validées par présomption, les majorations de durée d'assurance.

 

Comment est calculée la retraite complémentaire ?

Les conditions d’attribution : être âgé de 55 ans au moins, ne plus exercer d’activité salariée, ne pas percevoir d’allocations chômage.
Pour bénéficier des droits à la retraite complémentaire à taux plein, il faut être âgé d’au moins 65 ans, ou de 60 ans si le droit à la retraite à taux plein est ouvert dans le régime de base.

Des dispositifs particuliers sont mis en place pour les personnes ayant commencé à travailler jeunes et ayant effectué une longue carrière.

(1) PERCO = Plan d'Épargne Retraite COllectif
(2) PERCOI = Plan d'Épargne Retraite COllectif InterentreprisesLe choix du dispositif n’est pas neutre sur la productivité de votre entreprise :
• L’implication de l’entreprise et de ses dirigeants pour conforter l’avenir de ses salariés contribue à fidéliser un personnel qualifié.
• L’épargne retraite est un bon outil de rémunération, attractif pour les salariés et l’entreprise, tant sur le plan fiscal que social.

Publications


pdfMémo_2017.pdf
L'aide mémoire de l'Ipsec conçu pour les entreprises.

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